Struktura wyzwala – o zarządzaniu zdalnym i kryzysowym
Pamiętam, gdy po raz pierwszy usłyszałam to sformułowanie: struktura wyzwala. Wzbudziło we mnie wewnętrzny opór: jak to, nakładanie ścisłych reguł ma wyzwalać?! Wręcz przeciwnie! Ogranicza i blokuje kreatywność!, krzyczałam do siebie w duchu. Elastyczność – oto kompetencja przyszłości! – powtarzałam sobie i liderom podczas szkoleń.
Tymczasem życie zweryfikowało moje podejście. Pandemiczna rzeczywistość przyniosła zmianę na nieoczekiwaną skalę w podejściu do zarządzania zespołami. I jeśli elastyczność jeszcze bardziej nabrała znaczenia w zarządzaniu (wszak zmiana goni zmianę w każdej organizacji), to jednocześnie ustalanie zasad, które pomagają zespołom przetrwać i poczuć się bezpieczniej w zaskakującej codzienności paradoksalnie stało się równie ważne.
O jakich zasadach mówię?
Rzeczywistość zdalnego zarządzania, w której zdarza się, iż liderzy nie widzieli twarzy swoich podwładnych zatrudnionych po marcu 2020 (a jakże! Zdarzyło mi się szkolić w firmach, w których laptop z kamerą nie jest standardem…), przynosi potrzebę ustanowienia pewnego rodzaju własnej „zespołowej rzeczywistości”. To taka moja robocza nazwa na zjawisko tworzenia zaufania w relacjach i działaniu w nowych warunkach. Zwłaszcza jeśli jako lider
borykasz się z wewnętrznym problemem braku lub ograniczonego zaufania do swoich pracowników, jeśli chodzi o efektywność pracy i jeśli odbierasz sygnały, że zespół coraz mniej czuje się zintegrowany.
Więc jeśli jeszcze tego nie zrobiłaś/łeś zaplanuj z zespołem warsztaty, podczas których WSPÓLNIE ustalicie zasady dotyczące:
– sposobu i częstotliwości komunikowania się jako zespół
– sposobu i częstotliwości komunikowania się w opcji tzw. 1 na 1 (czyli lider+pracownik)
– przepływu informacji pomiędzy członkami zespołu (zwłaszcza gdy pracują nad wspólnymi projektami) – kto z kim, jakie informacje, jak często, itd.
– miejsca i sposobu przechowywania informacji, które są potrzebne do wykonywania zadań operacyjnych (żeby Zenek nie tłumaczył się, że czegoś nie zrobił, bo Kazik był niedostępny na czacie i nie przekazał danych)
– godzin pracy i czasu dostępności w ciągu dnia – lidera i pracowników, żebyście mieli czas na tzw. pracę koncepcyjną bez konieczności ciągłego reagowania na powiadomienia, maile i zapytania
– sposobu monitorowania realizacji zadań
– sposobu i trybu załatwiania spraw prywatnych w trakcie pracy
– wdrażania nowych pracowników, jeśli zatrudniasz w czasie pandemii
Ważne, aby cały zespół przyczynił się do ustanowienia tych zasad, wtedy chętniej weźmie za nie odpowiedzialność i będzie się ich trzymać.
Tego typu ramy sprawiają, że czujemy się bezpieczniej, wiemy, jak reagować i do kogo się zwracać w konkretnych okolicznościach. Największą bolączką, na którą narzekają pracownicy czasów pandemicznych jest chaos informacyjny i organizacyjny. Dlatego też rolą lidera jest zapewnienie takiego środowiska, która zminimalizuje ryzyko chaosu.
Oczywiście, zasady te też powinny charakteryzować się elastycznością. Gdy coś przestaje działać lub zmieniają się okoliczności, zmieniamy także zasady.
Jakie zasady Tobie, jako liderce/liderowi, pomogły w zarządzaniu zdalnym w obecnych czasach? Podziel się koniecznie!
